Lige meget hvad du arbejder med, bliver der nu om dage skrevet e-mails i stort set alle dele af erhvervslivet. E-mail er en let måde at kommunikere med samarbejdspartnere, kollegaer og kunder, men når e-mails når udover virksomhedens interne kommunikation, bør du sørge for, at de fremstår professionelle.
Udnyt emnefeltet
På en travl arbejdsdag kan du nå at modtage og sende mange e-mails. Derfor er det en god ide at udnytte emnefeltet ordentligt. Prøv så vidt muligt at bruge emnefeltet som en ekstra kort opsummering af din mail, så modtageren ved, hvad mailen handler om.
Gør brug af signature i e-mails
Når du sender e-mails ud til samarbejdspartnere, eller når du kommunikerer med kunder, bør du gøre brug af signature i dine e-mails. Når du gør brug af en signatur i dine e-mails, kan modtageren se, at du er en del af virksomheden, og det kan virke som et troværdighedsstempel. Derudover vil der i signaturen være kontaktoplysninger, som modtageren kan have glæde af, når de vil kontakte dig en anden gang. For at få din signatur i dine e-mails kan du bruge Office 365 E-mail Signature. Du kan læse mere om Office 365 E-mail Signature på xink.io.
Undgå stavefejl
Når du skriver mange e-mails på en dag, kan du hurtigt komme til at lave slåfejl, men en e-mail, der er fyldt med stavefejl, vil virke sjusket og uprofessionel. Du bør derfor sørge for, at du gennemlæser dine e-mails, inden du sender dem. Det er nemlig vigtigere, at du fremstår professionel end, at dine e-mails kommer ud med lynets hast.
Overvej omgangstonen
Hvem du skriver til har ofte betydningen for, hvordan du skriver. Når du skriver med kunder eller samarbejdspartnere må tonen helst ikke blive for uformel og personlig. Overvej, hvilket signal du gerne vil sende og drop emojis og sjove skrifttyper, hvis det ikke passer ind.
